档案归档制度

一、学校各类档案严格实行部门立档制度。按照国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第五章第二十条：“实行文件材料形成部门、课题组立档制度”。学校各院、部、处、所、中心均为立档单位。全校性、综合性的文件由理事办、校办、党办负责归档，其他党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等门类的归档材料，由形成材料的部门负责归档。

二、校内由两个以上部门（单位）协办事项的文件材料，由主办单位负责汇总归档。与外单位合作完成的项目，若我校为主责单位，经办部门须负责归档一套完整的档案；若我校为协作单位，则只归档与承担任务有关的部分。

三、归档涉及各个部门的，由主管职能部门归档，其他部门向主管职能部门集中。

四、各单位要根据学校印发的各类档案的归档范围，并按照文件材料产生的规和特点，在学校档案馆的具体指导下，由兼职档案员进行立档工作。

五、归档的党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等档案保管期限分别为永久、定期30年和定期10年。依据教育部、国家档案局、河南省档案局及有关部门的相关规定，结合我校实际情况，对学校各类档案（保管期限为10年以上（含10年））的文件材料纳入归档范围并统一交由档案馆保管、保存并提供利用。

六、各单位的兼职档案员应在平时依据本单位文件材料形成的规律和特点，结合归档范围的要求，将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立档：即按文件材料的形成规律，加以系统整理按件装盒，编排页号或件号，填写文件目录，拟写文件标题，编制档号，确定保管期限或密级，装订后向学校档案部门移交，同时将应归档的文件材料目录录入档案管理系统，并将对应的电子文件逐条上传。

七、归档的文件材料的载体应具备原始性，记载的信息内容要真实准确。每份归档文件的正文与附件、正式发文的定稿和签发单、请示与批复以及专项成套材料必须齐全、完整，能准确、全面地反映学校和部门的真实情况和主要活动，必须对学校当前与将来具有查证和参考作用。

八、归档的文件材料必须经过整理、鉴定，并由立档部门提出保管期限和保密意见，经档案馆审查后归档。

九、归档的材料必须为原件（稿）或影印件。凡归档的本校（部门）形成的文件及与外单位签订的合同、协议书等文件材料，均须加盖公章。

十、归档重点，以本校或本部门形成的文件材料为主。上级针对学校的人或事的发文或者是指令性、指导性文件、通知、批复，应视为本校文件归档。

十一、归档类目详见《信阳学院档案归档范围及保管期限表》。

十二、载体和书写材料均须质地优良、手稿书绘工整、图像清晰(配有文字)，规格统一、签章完备，符合规范和标准。

十三、归档时间为：党政部门和按年度归档的部门在次年四月底以前归档；教学部门和按教学年度归档的部门应在寒假前归档；科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档；财会档案在财务部门存放三年，于每年四月移交档案馆；各种临时性机构或撤销机构形成的材料，应于机构撤销前将材料整理立卷，移交学校档案馆。

十四、移交档案时，交接双方当面检查，学校档案馆根据规范标准进行验收，不符合要求者，档案馆有权退回，限期改正后重交。

十五、归档档案交接必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间等，交接双方签名（盖章）后各存一份备查。

十六、凡属应归档的文件材料必须按规定及时移交档案馆，任何部门和个人不得以任何理由将公务活动形成的档案材料据为己有。