第一章 总则
第一条为加强我院档案工作，提高档案管理水平，维护学院建设与发展历史真实面貌，根据《高等学校档案管理办法》等有关法律法规，结合我院实际，制定本办法。
第二条本办法所称档案是指学院在教学、学生、人事及其他活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条档案工作是学院建设的重要基础工作之一，是检查和评估学院管理水平的重要指标，学院把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章 体制与任务
第四条学院档案工作遵照统一领导、分级管理的原则。
第五条学院设置综合档案室，挂靠院办公室，它既是永久保存和提供利用学院各类档案的管理机构，又是全院档案工作的职能管理部门。其基本任务是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全院档案工作；
（二）拟订学院档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（四）负责编制各类档案检索工具及参考资料，开发档案信息资源；开展档案的开放和利用工作；
（五）建立和健全学院档案工作网络，负责对全院档案工作人员的培训及档案工作进行业务指导、监督和检查；
（六）参加档案业务、学术研究和交流、协作活动；
（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（八）开展档案学术研究和交流活动；
（九）完成学院领导交办的其他任务。
第六条各单位须指定一名工作人员具体负责档案的收集、整理、保管和移交工作。其工作职责是：
（一）执行国家档案政策法规和学院档案工作规章制度；
（二）负责制定本单位档案工作计划，并组织实施；
（三）参加档案业务培训并负责本单位各类材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作；
（四）负责本单位档案的齐全、完整、准确、系统、安全和保密，并按有关规定向学院综合档案室移交档案。
第三章 档案接收
第七条学院档案工作要纳入学院发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关工作人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第八条学院严格实行文件材料形成部门、课题组立卷制度，各单位在教学、学生、人事等活动或个人在职务活动中形成的材料，由本单位按照综合档案室制定的档案整理规则加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，经检查合格后定期归档。综合档案室负责指导各单位文件材料的立卷归档工作。
第九条学院档案的收集范围，按《档案实体分类方案》（附件1）、《档案立卷归档范围和保管期限规定》（附件2）执行。
列入归档范围的档案，必须按照规定定期归档，集中管理，任何个人不得拒绝归档或据为己有；个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理；对于个人向综合档案室捐赠档案的，视珍贵程度，学院给予奖励。
第十条档案立卷时间：
（一）各部门（除教学部）档案和按自然年度归档的文件材料应当在次年5月底前归档；
（二）教学部、各教学单位和须按教学年度归档的文件材料，应于次学年度第三个月前（即11月底前）完成立卷归档；
（三）科研类和专题性、成套性档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；
（四）外事类、声像类及按院领导要求指定接收的档案，根据情况随时归档。
第十一条归档要求：
（一）立卷人必须将文件材料加以系统整理编排件号、页号，填写卷内目录，经本单位负责人审核签字后装订；
（二）凡归档的文件材料（包括纸质、照片、声像等各种载体形式）完整、准确、系统，要按照自然形成规律，保持历史联系，区别保存价值，划定密级，分类整理、立卷。一般书面材料的纸张大小，尽可能使用A4纸标准；
（三）案卷标题要简明确切，文字工整清晰；
（四）案卷内不得有铅笔、圆珠笔、彩色笔等易褪色的字迹（包括领导签批），不得用复写纸书写（财务凭证除外）。归档的文件材料原则上要求必须是原件；
（五）纸质档案材料和电子档案材料应当同步归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894-2002）执行。
第四章 档案管理
第十二条根据我院实际情况，学院综合档案室负责保管院级档案及向上级主管单位报送的材料；各单位负责保管本单位档案，每年六月须将上一年度（或学年度）档案目录报送学院综合档案室备存。
第十三条各单位归档时要依据清单仔细核对，并按照规定的分类编号方法，进行统一分类、登记、编目、排列。
第十四条严格执行安全和保密制度，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施，定期检查并做好记录，对破损和字迹模糊变质的档案应及时修补和复制。
第十五条认真执行档案查借制度，严格履行查、借、复印的审批手续。
第十六条对已归档的档案材料需要补充或更改的，必须经本单位负责人审查核准后方可进行，并在卷内备考表中作必要的说明。
第十七条单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走或销毁。
第十八条学院综合档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经鉴定并登记造册报主管院长批准后，予以销毁。销毁档案时要有二人以上监销；批准人和监销者应在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第五章 档案利用与开发
第十九条综合档案室按照国家有关开放档案规定和学院实际情况负责向社会开放所保管的档案，必要时应当征得档案形成部门或个人的同意，或者报请学院批准后开放；任何单位、个人不得擅自公布档案。
第二十条各单位开放档案，必须遵循下列规定：
（一）教职工因教学、科研等工作需要查阅档案的，凭本人工作证；外单位或个人，须持有单位介绍信，说明利用档案的目的和范围，经档案主管单位负责人同意后，方可查阅利用已经开放的档案；
（二）利用者要求复印档案，须经档案主管单位负责人同意并做好登记后，方可办理；
（三）港澳台、海外侨胞要求利用档案，须经主管院长同意；
（四）外国机关和个人要求利用档案，应由相关单位介绍，并经主管院长同意。
第二十一条尚未公开的档案原则上不得查阅、摘录、复制；确属需要的，须经主管院长同意方可查阅。
第二十二条向社会开放档案，不得损害国家、集体或者其他公民的利益，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。属下列情况之一者，不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第六章 附则
第二十三条学院综合档案室在主管院长的领导下，负责对全院档案工作定期进行检查、考核，并将检查结果在全校通报，对档案工作做得好的部门和业绩突出的工作人员予以表彰，并纳入学年度目标管理考核。
对于没有达到学院档案工作有关要求的，限期改正；对于违反规章制度的，按有关规定处理；对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，将按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程度和处理方法予以处罚。
第二十四条本办法自公布之日起施行。
